FIR digitale: cosa cambia dal 13 febbraio 2026 e come prepararsi alla nuova gestione dei formulari

Come sappiamo, dal 13 febbraio 2026 il formulario di identificazione dei rifiuti (FIR) sarà gestito esclusivamente in formato digitale.

Una trasformazione che richiede familiarità con firme elettroniche, nuovi flussi operativi e una comprensione chiara delle regole introdotte dal sistema RENTRI. Vediamo dunque in questo articolo tutti gli ultimi aggiornamenti in merito. 

Firma elettronica, stampa e gestione operativa: le principali novità del FIR digitale dopo il 13 febbraio 

Come anticipato, il passaggio definitivo al FIR digitale (xFIR) rappresenta uno dei cambiamenti più significativi per la gestione dei rifiuti in Italia.

A seguito del Decreto Ministeriale 59/2023, infatti, dal 13 febbraio 2026 il formulario di identificazione dei rifiuti dovrà essere emesso e gestito esclusivamente in modalità elettronica.

Si tratta di una trasformazione profonda, destinata a modificare abitudini consolidate e a richiedere un adattamento da parte di produttori, trasportatori, destinatari, intermediari e consorzi.

Per accompagnare gli operatori in questo percorso, nella sezione “Supporto” del RENTRI sono state pubblicate nuove schede informative che chiariscono aspetti essenziali.

In particolare, dalla firma digitale alla stampa per i controlli su strada, dalle regole di compilazione alle tempistiche di restituzione della copia completa del FIR.

Sono tutti strumenti pensati per rendere più semplice la transizione e per sciogliere dubbi frequenti, soprattutto tra chi sta iniziando ora a familiarizzare con le logiche del sistema digitale.

Uno degli elementi centrali del nuovo modello è la sottoscrizione elettronica. Lo xFIR richiede la firma digitale di tutti i soggetti coinvolti nel trasporto: produttore o detentore, trasportatore e destinatario.

Le tipologie ammesse sono diverse, a partire dai certificati qualificati eIDAS alla firma elettronica qualificata, fino alla CIE e alla TS-CNS.

Una novità rilevante, introdotta proprio per agevolare gli operatori meno attrezzati, è il certificato di firma remota RENTRI, utilizzabile esclusivamente all’interno del sistema e disponibile solo se si dispone di una connessione internet.

È importante sottolineare che questo certificato non va confuso con quello dedicato all’interoperabilità: si tratta di strumenti diversi e con funzioni distinte.

Stampa, compilazione e avvio del trasporto: le regole operative da conoscere per lo xFIR

Nella gestione quotidiana, una delle domande più comuni riguarda anche la stampa del FIR digitale, soprattutto in caso di controlli su strada.

Il nuovo sistema prevede che, durante il trasporto, il rifiuto possa essere accompagnato da una copia cartacea del formulario, utile per agevolare l’attività delle autorità competenti. In alternativa, il trasportatore può mostrare il FIR digitale direttamente da dispositivo mobile.

La stampa non richiede alcuna firma autografa e non deve essere conservata per tre anni come avveniva per il formulario cartaceo: resta infatti un semplice supporto informativo, mentre la versione ufficiale rimane esclusivamente quella digitale.

Di conseguenza, tutte le attività di vidimazione e compilazione, anche nel caso in cui si generi una stampa, devono avvenire tramite piattaforme digitali.

La gestione operativa dello xFIR cambia sensibilmente anche nella fase iniziale del trasporto. Il formulario può essere emesso sia dal produttore o detentore sia dal trasportatore, purché su richiesta del primo.

Come già chiarito dal Decreto Direttoriale 251/2023, entrambi possono modificarlo, mentre solo chi lo ha vidimato può annullarlo. È questa una fase delicata, perché proprio qui si definiscono gli elementi che costituiranno la base dell’intera movimentazione.

Al momento dell’avvio del trasporto, però, non è più possibile lasciare margini di incertezza.

Lo xFIR deve contenere tutti i dati obbligatori, dal destinatario al trasportatore, passando per l’eventuale intermediario, per le caratteristiche del rifiuto, per l’identificazione del conducente e per la targa del veicolo.

Produttore/detentore e trasportatore devono inoltre apporre la propria firma digitale. E’ importante sottolineare che dopo questa fase alcune informazioni non possono più essere modificate.

È il caso dei dati del produttore, del destinatario, dell’intermediario, della tipologia di rifiuto e della data di inizio del trasporto. Inoltre, una volta firmato, il formulario non può più essere annullato.

Gestione degli imprevisti, chiusura del trasporto e restituzione del FIR

Naturalmente, le operazioni su strada possono presentare imprevisti. Se durante il tragitto è necessario effettuare un trasbordo, totale o parziale, oppure una sosta tecnica, il trasportatore ha la possibilità di integrare il FIR digitale anche in mobilità.

Può farlo tramite un software gestionale interoperabile con il RENTRI oppure, per chi non dispone di sistemi informatici avanzati, tramite i servizi messi a disposizione dal portale ufficiale.

Ogni integrazione deve essere firmata digitalmente dal trasportatore, così da mantenere la tracciabilità di tutte le operazioni.

La conclusione del trasporto comporta un altro passaggio fondamentale: l’inserimento dei dati di accettazione o respingimento da parte del destinatario.

Questo può avvenire tramite sistemi gestionali propri o tramite il RENTRI. Anche in questo caso la firma digitale è obbligatoria.

In situazioni non lineari, ad esempio un’accettazione parziale o un respingimento, il formulario digitale continua a svolgere il ruolo di unico documento di tracciabilità.

Invece, in caso di respingimento totale o parziale, infatti, il rifiuto può essere restituito al produttore oppure inviato a un altro impianto.

In questo caso spetta al produttore, o al trasportatore su sua richiesta, integrare nel campo 16 dello xFIR i dati del nuovo destinatario e firmare digitalmente.

Un aspetto che ha generato molti quesiti riguarda la restituzione della copia completa del FIR digitale. Il destinatario deve inviarla tramite il RENTRI entro due giorni lavorativi dalla presa in carico del rifiuto, sia per i rifiuti pericolosi sia per quelli non pericolosi.

È un passaggio essenziale, perché permette al produttore e agli altri operatori di adempiere agli obblighi previsti dall’art. 188 del D.Lgs. 152/2006 sulla responsabilità della gestione del rifiuto.

In sintesi, il nuovo sistema dello xFIR rappresenta un cambio di paradigma importante.

La digitalizzazione non si limita a sostituire la carta con un file, ma introduce logiche più rigorose, tracciabilità in tempo reale, responsabilità più chiare e una maggiore integrazione dei flussi informativi.

È dunque un’evoluzione che richiederà un periodo di adattamento, ma che porterà maggiore sicurezza, meno errori e una migliore qualità dei dati ambientali.